Így csináljuk mi! – Távcsapatépítés Amigos módra

A járványhelyzet miatt nekünk, Amigóknak is számolnunk kellett azzal, hogy működésünkben és életünkben változásokat kell eszközölni. Igyekeztünk a lehető leggyorsabban reagálni arra, ami körülöttünk történik, áthelyezni a közösségi eseményeket és az Amigóskodást is az online térbe. Így hát most megosztjuk mit tanultunk az elmúlt két hétből, és mik azok a home office best practice-ek, amikkel áthidaljuk a távolságot. 

Hogyan járunk „kórházba”?

Az influenzaszezon miatt a félév kezdete óta nem látogathattunk bizonyos kórházakat. Újgenerációsként az első bevetés izgalmáról sokaktól hallottam, és már nagyon vártam ezt; azonban offline formában nem valósulhatott meg. Így fel voltunk készülve arra, az újabb járvány a legalapvetőbb működésünket, a kórházba járást tovább korlátozza. Azonban nem akarunk senkit sem Amigo nélkül hagyni, főleg ezekben a nehéz időkben, ezért elindítottuk az Amigos Online-t, ahol a jelentkező gyerkőcöket hetente háromszor látogatjuk meg a virtuális térben. Csakúgy mintha ott lennénk velük: játszunk, tanulunk, és igyekszünk mindenki arcára mosolyt csalni. Így végül az én első bevetésemre is hamarosan sor kerül.

Újonnan induló Amigos Extra programunkban azon középiskolás diákok jelentkezését várjuk, akiknek önállóan nehézséget okoz a szóbeli érettségire történő felkészülés. Ezzel nem csak az a célunk, hogy minél több sikeres érettségihez segítsünk hozzá középiskolásokat, de szeretnénk közelebb hozni az önkéntesség érzését hozzájuk, és esetleg az egyetemista létbe is belepillanthassanak.

Hogyan maradunk egymással kapcsolatban?

Egyik alapértékünk, hogy az Amigók nem csak a gyerekek, de egymás barátai is; éppen ezért a közösségi események, Amigo-estek nagyon fontosak számunkra. Figyelembe véve a helyzetet az offline közösségi eseményeinket már hamarabb beszüntettük, de fontos számunkra, hogy így is kapcsolatban maradjunk egymással, ezért újabbnál újabb módszereket keresünk arra, hogy „találkozhassunk” és beszéljünk érzéseinkről, gondolatainkról. Ebben a félévben már a Közösségért felelős Amigo (mint munkavállaló) segíti azt, hogy mindenki a csapat tagjává váljon. Ez az új helyzet friss kihívásokat teremtett számára, azonban az Amigók lelkesedésének hála több új szuper program is létrejött, melyeket Helga Amigo elmesélése alapján mutatunk be.

Először is következzen 5+ 1 tipp tőle az online csapatépítéshez:

1. Ne ijedj meg! Lehet hogy most nem tudtok a valós térben találkozni de ez az új helyzet megannyi lehetőséget rejteget magában, hiszen az online térben a földrajzi távolságok megszűnnek. Itt az idő megismerni azokat akik az ország másik végében laknak.
2. Légy kreatív! Csináljatok Showt! Igaz most élőben nem tudtok érintkezni, így koncentráljatok a látványra, és a hangokra. Ezekkel tudtok most hatni egymásra. Mint a TV-ben. Te milyen tv műsort néznél szívesen?
3. Két feladat, bármit szervezel mindig két dolgot vegyél figyelembe. Mi is lesz a program és milyen platformon szeretnéd azt megvalósítani. Akár kombinálhatsz is alkalmazásokat. Ne felejtsd el tesztelni a program előtt!
4. Tájékoztass! Hirtelen mindenki rengeteg új chat alkalmazással találja szembe magát ebben az időszakban. Minden programhoz csinálj kisokost.
5. Türelem! Mindenkinek meg kell szoknia az online etikettet. Lehet hogy ezek okoznak majd vicces pillanatokat. Tanítsuk egymást. Ne fújjunk orrot bekapcsolt mikrofonnal!

       +1. Ne feledjétek, egy csapat vagytok! Ahogyan minden örömben, sikerben osztoztok, úgy támogassátok egymást a nehezebb időszakban, hogy utána még értékesebb legyen a közösen eltöltött idő.

A szervezet működésével kapcsolatos kommunikációra eddig is a Slack-et használtuk. Azért tartjuk nagyon hasznosnak, mert minden témára és programra egy újabb csatornát lehet létrehozni így célzottan lehet elküldeni az információkat azoknak, akiket érint. A távolság megnövekedésével és egymás térbeli hiányával több új közösségi kezdeményezés is indult különböző Slack csatornákon.

• #amigondolatok

  ahol könyveket, idézetek, verseket osztunk meg egymással, így nem kell nélkülöznünk a mély beszélgetéseket, és ha unatkoznánk találunk egy kellemes olvasmányt

• #holafotó

  csatornát képekkel és kedves emlékekkel töltik meg az Amigók azokról az utazásaikról, melyek fontosak voltak a számukra; a bátor kommentelők pedig kitalálhatják hol is készültek a képek

• #dallamigos

  lényege, hogy jobban megismerjük egymást és egymás zenei ízlését úgy, hogy egy kis bepillantást nyerünk a többiek lejátszási listájába

• #e-chat 

  az eddigi legnagyobb offline közösségi eseményünk az , amivel az ország különböző pontjain lévő Amigók minden héten párokba rendeződtek és színes gondolatokat osztottak meg egymással az élet nagy kérdéseiről (is). A beszélgetések mindenféle videómegosztó platformon (Skype, FaceTime, Messenger vagy Viber call) történnek és a kedvcsináló kérdések között akadt ami alapján a kedvenc ételeinkről vagy épp gyerekkori élményeinkről meséltek. Nekem azért nagyon kedvesek ezek a beszélgetések, mert olyan Amigókkal is kapcsolatba kerülök, akik másik városban vannak, vagy csak nagyon ritkán találkoznánk. Az is csodás, hogy ezekben a nehéz, megterhelő napokban egy picit arról is tudunk beszélni kit hogyan érint a helyzet és miképp bánunk a folyton változó körülményekkel, így könnyítve a lelkünkön.

• mindenhOnline

  ettől a héttől kezdve minden vasárnap elindulnak ezek az események, kezdve a saját honfoglaló bajnokságunkkal. Ezek azok az offline közösségépítő programok, amikkel mi is minden héten találkozunk és egy kis rendszerességet vihetünk a csapat életébe

A városfelelősök, és mindenki azon dolgozik, hogy picit együtt lehessen a csapat, például Szegeden minden csütörtökön közösen teáznak, Debrecenben Discordon zajlik a kommunikáció, és az ő saját honfoglaló bajnokságuk, Szombathelyen pedig kakaó partit tartottak.

És mi a helyzet a munkavállalóinkkal?

A közösségi irodánkat, az Appy-t nélkülözve, már mindenki saját otthona kényelméből dolgozik, azonban a napi rutin megteremtése, a kapcsolattartás nagyon fontos a hatékony közös munkához. Ezért a home office-osaink a megbeszélt időben mindennap Google Meet-en találkoznak, először bejelentkeznek feladataikkal, majd a lenémított mikrofonok mellett megkezdik a munkát. Természetesen a képernyőkön látják egymást, így érezhető az a biztonságérzet, mint személyes munka során is és a nap lezárásaként mindenki elmeséli, hogy a kitűzött feladataival mire jutott. Ez azért különlegesen jó, mert így a négy fal közé is be tudnak csempészni egy kis állandóságot, és épp úgy tudják a távolból is folytatni a hatékony közös munkát, mintha az Appy-ben lennének egymás mellett.

Mik a kedvenc kommunikációs platformjaink?

• Konferencia hívásokhoz: Zoom, Google Hangouts, Google Meet
• Különböző funkciójú csoportok létrehozására: Slack, Discord
• Ha valamit gyorsan szeretnénk intézni, vagy akár a háttércsapatokban: Messenger, telefonhívás
• Közös dokumentumok, táblázatok kezelése:Google  Drive

Habár most picit megváltozott minden körülöttünk, a legfontosabb, hogy biztonságban legyünk, így otthon kell maradnunk. Azonban hiszünk abban, hogy egymáshoz kapcsolódva, egymás felé fordulva könnyíthetjük meg ezen időszak átvészelését, hogy amint lehet újra bevethessük magunkat az offline bevetések izgalmába is.

Harazin Regi, 2020. 03. 28.